Wierzymy, że prosta komunikacja wszystkim nam ułatwia życie, a jasnopisanie to kluczowa kompetencja przyszłości. Ale co to właściwie oznacza?

Prosty język, znany na świecie jako plain language, zrodził się już wiele dekad temu, około połowy XX wieku. Najbardziej rozwinął się w takich krajach jak Wielka Brytania czy Szwecja, co łączy się z wysokim poziomem demokracji obywatelskiej.

W Polsce kwitnie od początku XXI wieku. W prostej polszczyźnie uczą się pisać urzędy, instytucje, firmy. Co roku podczas Forum Prostego Języka kolejne organizacje podpisują deklarację prostego języka, w której zobowiązują się upraszczać komunikację.

Jasnopisanie służy porozumieniu, przełamuje bariery komunikacyjne i usprawnia procesy.

Standard ten stanowi odpowiedź na wyzwania cywilizacyjne, z którymi się na co dzień mierzymy. Należą do nich:

1. szum informacyjny i natłok informacji – obowiązek wyszukiwania informacji spada na odbiorcę;
2. nadprodukcja wszelkich regulacji – konieczność zapoznawania się ze stale rosnącą ilością dokumentów;
3. rosnące tempo życia i stała wielozadaniowość – trudno nam się długo koncentrować;
4. globalizacja – dla zwiększającej się grupy ludzi język kraju, w którym mieszkają, jest obcy lub wyuczony;
5. w życiu społecznym osób uwzględnia się wreszcie potrzeby osób z trudnościami poznawczymi, nieneurotypowych, głuchych, a także osób z niepełnosprawnościami, w tym intelektualnymi;
6. niski poziom czytelnictwa.

Prosty język stanowi długo wyczekiwaną odpowiedź na te wyzwania. Wpisuje się także w szeroki kontekst polityki dostępności – równania szans w dostępie do usług i informacji.

Prosty język ułatwia rozumienie każdemu odbiorcy. Niezależnie od tego, jak dobrze jesteśmy wykształceni czy jak świetnie znamy konkretną tematykę, musimy włożyć dużo wysiłku w lekturę tekstu, który ma bardzo długie zdania lub jest źle skomponowany.

Trzeba jednak pamiętać, że różni odbiorcy mają różne potrzeby. Jeśli przygotowujesz tekst dla fachowca, nie musisz upraszczać słownictwa (zwłaszcza branżowych terminów) – zrozumiecie się bez trudu. Z pewnością jednak Twój odbiorca doceni, jeśli wybierzesz tylko ważne dla niego informacje i ułożysz je w takiej kolejności, która ułatwi mu pracę. Pamiętaj też, że nawet fachowcy nie lubią zdań na pół strony – naprawdę szalenie trudno się nad nimi skupić.

Natomiast gdy piszesz do nieznanego odbiorcy, nie możesz zakładać, że wie on wszystko to co Ty. Dlatego w ogólnych pismach przeznaczonych dla bardzo szerokich grup (takich jak regulaminy, teksty informacyjne, ostrzeżenia) warto postarać się bardziej. Od Twojego zaangażowania zależy, czy osoba czytająca zrozumie tekst.

Proste pisanie jest też świetnym miernikiem jakości tekstu. Gdy próbujemy ubrać myśli w proste słowa, czasem okazuje się, że nie wszystko jest jasne nawet dla nas. Wtedy dobrze jeszcze raz przemyśleć temat i wyprostować zawiłości, tak aby tekst mógł oddać zupełnie jasną sytuację.

Jeśli odbiorca, do którego kierujemy pismo, zrozumie je po jednokrotnej lekturze, znajdzie w nim potrzebną informację i będzie mógł zrobić z niej użytek, a nie będzie musiał przy tym zadawać dodatkowych pytań – wtedy przede wszystkim usprawnimy proces komunikacyjny. Komunikatywne pisanie, stawiające potrzeby odbiorcy w centrum uwagi nadawcy, przynosi wymierne korzyści dla wszystkich uczestników tego procesu.

1. Skuteczny proces komunikacyjny oszczędza wszystkim pracy, czasu i nieporozumień – co przekłada się na realne oszczędności finansowe. Pozwala ograniczyć liczbę zapytań, reklamacji, szybciej załatwić sprawę.
2. Dbałość o komunikat dobrze świadczy o nadawcy – wspiera budowanie wizerunku firmy czy instytucji przyjaznej odbiorcy, traktującej go po partnersku, o jasnych i czytelnych intencjach.
3. Prosty komunikat dociera do większej grupy adresatów – w ten sposób pozwala zwiększać liczbę partnerów i odbiorców programów. Zachęca do kontaktu i współpracy.
4. Jasnopisanie przełamuje bariery komunikacyjne, dzięki czemu wpisuje się w politykę dostępności i wyrównania szans w dostępie do informacji.
5. Prosty język staje się ogólnoeuropejskim standardem w przestrzeni publicznej – upraszczanie to konieczność, od której nie ma odwrotu. Zdecydowanie korzystniej dołączyć do tego procesu i wyznaczać standardy, niż za kilka lat je gonić.

Prosty język zaczyna się od czystych intencji – oznacza, że rzeczywiście chcemy o czymś poinformować lub skutecznie się skomunikować. A nie zaciemnić obraz, wprowadzić w błąd, wywołać przestrach, pokazać władzę. Gdy piszemy jasno, pokazujemy, że zależy nam na autentycznym porozumieniu.

Prosty język stawia w centrum zainteresowania odbiorcę – teksty nie powstają, aby czynić zadość wyobrażeniom autora, ale by skutecznie trafiać do odbiorców i odpowiadać na ich potrzeby komunikacyjne.

Dobrze skonstruowany, zrozumiały komunikat opiera się na trzech filarach:

1. przejrzystym układzie,
2. jasnych konstrukcjach składniowych
3. i prostym słownictwie.

Przemyślany układ tekstu odzwierciedla potrzeby odbiorcy – informacje podaje w wygodnej dla niego kolejności. Proste konstrukcje składniowe to krótkie zdania bogate w czasowniki, które ożywiają tekst. Tekst łatwy do zrozumienia zawiera słownictwo bliskie naszej codziennej komunikacji, unika fachowych terminów lub je wyjaśnia.

Tekst napisany w sposób przystępny i jasny zachęca odbiorcę do lektury. Realizuje podstawową funkcję języka – skutecznie o czymś informuje. Tekst zbyt zawiły i skomplikowany powoduje pobieżne czytanie, zniechęca odbiorcę, może wywoływać odczucie lekceważenia.

Prosty język i język łatwy do czytania i rozumienia (ang. easy-to-read, w skrócie ETR) to nie to samo. Choć style te nazywają się bardzo podobnie, różnią się zarówno formą, jak i celem.

Język łatwy do czytania i rozumienia (ETR) służy przede wszystkim dorosłym osobom z niepełnosprawnością intelektualną. Z ETR korzystają też inne grupy: osoby słabowidzące, starsze, głuche czy cudzoziemcy. Sprzyjają temu grafiki, które obrazują każdy fragment tekstu, duża czcionka i dobry kontrast.

Standardy języka łatwego do czytania i rozumienia są opracowywane przez takie organizacje jak Inclusion Europe, Biuro Pełnomocnika Rządu ds. Osób Niepełnosprawnych, Polskie Stowarzyszenie na rzecz Osób z Niepełnosprawnością Intelektualną (PSONI). Ich stosowanie zaleca m.in. Konwencja ONZ o prawach osób z niepełnosprawnościami oraz Ustawa z 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (tekst jednolity Dz.U. 2020 poz. 1062).

Na tym tle prosty język jest mniej sformalizowany i ma zdecydowanie większy zasięg oddziaływania. Stanowi korzyść dla wszystkich, którzy stykają się ze słowem pisanym – czyli zdecydowanej większości obywateli. Przydaje się zwłaszcza w sytuacjach nierównorzędnej relacji, np. instytucja – klient, pacjent – szpital.

Chcesz pisać prosto? Skorzystaj z Jasnopisu lub umów się z nami na szkolenie. Możemy też uprościć dla Ciebie kluczowe dokumenty.